Verze 1.0, účinná od 11. 9. 2026

Podmínky zpracování osobních údajů

Tyto podmínky tvoří smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) mezi klientem služby Spree jako správcem a společností IntelliRascals s.r.o., IČO 22554262, se sídlem Nové sídliště 256, 338 43 Mirošov, jako zpracovatelem. Jsou součástí smlouvy o poskytování služby a klient je přijímá spolu s obchodními podmínkami.

1. Předmět a doba zpracování

1. Zpracovatel zpracovává pro správce osobní údaje, které do služby vloží správce, jeho uživatelé nebo zákazníci správce prostřednictvím veřejného formuláře, a to jen za účelem poskytování služby.
2. Zpracování trvá po dobu trvání smlouvy a dále do smazání údajů podle článku 9.

2. Povaha a účel zpracování

Zpracování zahrnuje ukládání, zobrazování, úpravy a výmaz údajů při evidenci a vyřizování reklamací a servisních zakázek, vytváření dokladů, zasílání upozornění zákazníkům e-mailem a SMS, provoz veřejného formuláře a stránky se stavem záznamu, evidenci předání servisním partnerům správce a na pokyn uživatele vytvoření návrhu textu vyjádření pomocí umělé inteligence.

3. Kategorie subjektů a osobních údajů

• Zákazníci správce: jméno a příjmení, e-mail, telefon, adresa, údaje o zboží a nákupu (předmět, výrobní číslo, číslo dokladu o koupi a objednávky), popis vady nebo požadavku, fotografie a další přílohy, doklady, průběh vyřízení.
• Uživatelé správce: jméno a příjmení, e-mail, údaje o činnosti v aplikaci.
• Kontaktní osoby servisních partnerů správce: jméno, e-mail, telefon, adresa.

Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR služba nevyžaduje a správce je do ní nevkládá.

4. Povinnosti zpracovatele

Zpracovatel:

1. zpracovává osobní údaje jen na základě doložených pokynů správce, kterými jsou tyto podmínky a úkony správce ve službě; pokud by pokyn podle jeho názoru porušoval právní předpisy, správce na to upozorní,
2. zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly zavázány mlčenlivostí,
3. přijme opatření k zabezpečení údajů podle čl. 32 GDPR, popsaná v článku 6,
4. zapojí další zpracovatele jen za podmínek článku 7,
5. pomáhá správci plnit povinnosti vůči subjektům údajů, především funkcemi služby pro zobrazení, opravu a výmaz záznamů; žádost subjektu údajů, kterou obdrží přímo, bez zbytečného odkladu předá správci,
6. pomáhá správci plnit povinnosti podle čl. 32 až 36 GDPR v rozsahu informací, které má k dispozici,
7. po skončení zpracování údaje smaže nebo vrátí podle článku 9,
8. poskytne správci informace potřebné k doložení plnění těchto povinností a umožní audit podle článku 10.

5. Povinnosti správce

Správce odpovídá za zákonnost zpracování, zejména za právní titul ke zpracování údajů svých zákazníků a za jejich informování, včetně zákazníků, kteří podávají záznam přes veřejný formulář. Do služby vkládá jen údaje potřebné k vyřízení záznamů.

6. Technická a organizační opatření

• šifrovaná komunikace se službou (HTTPS),
• oddělení dat jednotlivých správců v aplikaci a přístup k nim jen pro přihlášené uživatele správce,
• doklady ke stažení jen pro přihlášené uživatele správce,
• hesla uložená jen jako otisk,
• provoz aplikace a databáze v datacentru v Evropské unii (Frankfurt, Německo),
• přístup pracovníků zpracovatele k serverům a administraci jen v rozsahu nutném pro provoz a podporu,
• průběžné aktualizace použitého software.

7. Další zpracovatelé

1. Správce uděluje zpracovateli obecné povolení zapojit další zpracovatele. Aktuální seznam je v příloze těchto podmínek.
2. O zamýšleném přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele informuje zpracovatel správce nejméně 14 dnů předem e-mailem nebo zveřejněním na této stránce. Správce může proti změně vznést námitku; pokud se strany nedohodnou, může správce smlouvu vypovědět.
3. Zpracovatel ukládá dalším zpracovatelům stejné povinnosti ochrany osobních údajů, jaké má sám.

8. Porušení zabezpečení

Zpracovatel ohlásí správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění, spolu s informacemi podle čl. 33 odst. 3 GDPR, které má k dispozici.

9. Ukončení zpracování

Po ukončení smlouvy si správce může do 90 dnů vyžádat export svých údajů. Poté zpracovatel údaje smaže, nejpozději do dalších 30 dnů, pokud jejich uchování nevyžaduje právní předpis.

10. Audit

Zpracovatel na žádost poskytne informace potřebné k doložení plnění povinností. Správce může nejvýše jednou ročně provést audit, oznámí ho nejméně 30 dnů předem a nese jeho náklady. Audit nesmí ohrozit bezpečnost služby ani údaje jiných klientů.

11. Závěrečná ustanovení

Ve věcech zpracování osobních údajů mají tyto podmínky přednost před obchodními podmínkami. Odpovědnost stran se řídí obchodními podmínkami, pokud GDPR nestanoví jinak.

Příloha: seznam dalších zpracovatelů